КЭДО в 2026 году: обязателен или нет, и какие документы всё равно остаются на бумаге

Кадровику всё чаще говорят: «Срочно переходите на электронный кадровый документооборот, с 2025 года это обязательно!» Звучит тревожно — и неверно. КЭДО действительно набирает популярность, но переход на него — право компании, а не обязанность. Разберёмся, где правда, а где миф: можно ли работать по-старому, какие документы нельзя перевести в электронный вид и как ввести КЭДО грамотно.

Главный миф: «КЭДО уже обязателен»

Нет. Статья 22.1 Трудового кодекса РФ (введена Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021) прямо говорит: работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Это возможность, а не предписание. Компания может вести кадровые документы на бумаге и не нарушать закон.

Как появился КЭДО: таймлайн

Чтобы понимать контекст, посмотрите, как развивался электронный кадровый документооборот:

Что можно вести электронно, а что — только на бумаге

Даже если компания перешла на КЭДО, часть документов закон по-прежнему требует оформлять на бумаге. Согласно статье 22.1 ТК РФ, электронный документооборот не применяется к:

• трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности (СТД-Р);
• акту о несчастном случае на производстве (по установленной форме);
• приказу (распоряжению) об увольнении работника;
• документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда.

Логика простая: это документы, которые работнику может понадобиться предъявить в суде или госоргане, поэтому у них особый, бумажный порядок. Всё остальное (трудовые договоры, приказы, заявления, ознакомления) при КЭДО можно вести электронно.

Как ввести КЭДО грамотно

Если компания решила переходить, важно сделать это по правилам:

1. Выбрать платформу — бесплатную «Работа России» или собственную информационную систему.
2. Принять локальные акты о введении КЭДО и порядке его ведения.
3. Получить согласие работников. Сотрудники, принятые до 31.12.2021 и имеющие трудовой стаж, переходят на КЭДО только с письменного согласия; для тех, у кого на эту дату стажа не было, согласие не требуется.
4. Настроить виды электронной подписи для разных типов документов.

Что должен знать кадровик и где обновить знания

КЭДО, электронные подписи, форматы документов, обязательная отчётность — тема меняется почти каждый год, и ошибки здесь дорого обходятся при проверке. Поэтому кадровику полезно учиться по актуальной программе, а не по инструкции трёхлетней давности.

Обучение проходит дистанционно; по итогам выдаётся удостоверение установленного образца с записью в ФИС ФРДО (отдельного «государственного образца» для программ ДПО закон не предусматривает — ст. 76 ФЗ-273). Программы по кадровому делопроизводству, включая электронный документооборот, собраны в разделе «Кадровое делопроизводство».